情况说明的格式包括标题、称谓、主体内容、落款和日期。这是一种用简洁明了的语言，将事件的来龙去脉恰当地表达出来的写作方式。通常由下属向上级或平级部门说明情况。

1、标题要明确地表示出情况说明的类型。它应该简明扼要地概括出文章的主题。

2、抬头部分，也就是称谓，根据情况的不同，称谓也会有所不同。如果是员工对领导说明情况，可以写“尊敬的领导”；如果是下级部门向上级部门说明情况，可以写“尊敬的上级部门”。

接着是主体正文部分，这是情况说明的核心内容。这部分需要清晰、简明扼要地说明事情的来龙去脉。在表达过程中，应避免使用过于复杂的词汇和长句，以免影响读者的理解。

然后是落款部分，这部分通常包括提交人的名字或部门名称。如果是个人提交，可以写上自己的名字；如果是部门提交，可以写上部门的名称。

最后是日期部分，这里需要明确情况说明的具体年月日。这一部分不仅可以让读者了解情况说明的具体时间，也有助于判断其时效性和有效性。

以下是一个范例：

学生证收回说明

尊敬的领导：

我已于XXXX年XX月在XXXX师范大学顺利毕业，并取得毕业证书。就读期间办理的学生证在毕业前已由XXXX师范大学统一收回，故现在只能提供毕业证复印件，无法再提供学生证原件。特此说明。

说明人：XXX

XXXX年XX月XX日

出口退税说明

税务局：

我单位XXX（税号XXX）于XXXX年XX月成立，是注册在XXX的商业（工业）企业，法人XXX。我单位自成立至今，通过各方面努力，欲与国外企业进行业务往来，目前主要以进口（出口）XXX为主，并有其他XXX业务。根据规定，我单位已在工商部门，市外经贸委以及海关部门备案完毕，请领导批准我出口退税认定事项。

此致

敬礼！

XXX单位

XXXX年XX月XX日